Come realizzare un seminario online con successo
Il contesto
Nel mese di Maggio 2020, a due mesi dall’inizio dell’emergenza coronavirus in Italia, Aniarti (Associazione Nazionale Infermieri di Area Critica) ha necessità di organizzare un seminario online a ridosso del 12 Maggio per celebrare, come ogni anno, la Giornata Internazionale dell’infermiere. Eppure quest’anno si celebra una ricorrenza speciale: i 200 anni dalla nascita di Florence Nightingale, la fondatrice della moderna assistenza infermieristica.
L’analisi
Il seminario online (Webinar) è riservato a massimo 100 partecipanti ed occorre una piattaforma web che sia efficiente e che garantisca un ottimo servizio ad una realtà così importante come Aniarti. Optiamo per utilizzare la piattaforma web che abbiamo ideato per offrire supporto e strumenti di formazione agli infermieri: www.formazioneinfermiere.it.
La Preparazione
Occorre innanzitutto creare una pagina all’interno della nostra piattaforma, per questo creiamo una pagina da hoc www.formazioneinfermiere.it/aniarti.
Questo sarà lo snodo principale sul quale far confluire il traffico di utenti interessati a partecipare.
Bisogna utilizzare un software ad hoc per la gestione del webinar. Negli ultimi due mesi il pubblico si è imbattuto in tante riunioni da casa con varie piattaforme di video conferenze (es. Zoom, Skype, Cisco Webex, ecc.). Però decidiamo di optare per un software estremamente professionale che non solo garantisca un’ottima resa della video conferenza ma che sia anche collegato ad un sistema di gestione delle email: GetResponse.
Occorre preparare un modulo online di iscrizione al webinar tramite GetResponse e poi un’altra lista di attesa per i partecipanti in esubero, rispetto al limite di 100 posti stabiliti.
Prima dell’evento ci accordiamo con i relatori che interverranno per fare le prove tecniche, indispensabili per testare il buon funzionamento dell’audio e del video di ciascun relatore nella propria postazione domestica.
A 24 ore dall’evento, organizzato in una settimana, la lista dei 100 posti è esaurita e contiamo 50 persone nella lista d’attesa.
L’evento
Il giorno dell’evento facciamo collegare prima dell’inizio i relatori per una veloce riepilogo della scaletta.
Finalmente si comincia con l’intervento della Presidente di Aniarti, la dott.ssa Silvia Scelsi in collegamento audio. Infatti, mentre tutti gli altri relatori possono mostrarsi in primo piano, la dott.ssa Scelsi non ha a disposizione la webcam. Per rendere più brillante il collegamento proiettiamo una grafica in sovrimpressione con il volto della dott.ssa Scelsi mentre ascoltiamo il suo audio in diretta.
Durante tutto il webinar gli interventi ci impegnano tecnicamente in modi diversi: alcuni relatori devono mostrare delle slides sulle quali parlare, altri relatori parlano direttamente in video, altri hanno la necessità di proiettare dei video, altri ancora hanno necessità di condividere il proprio schermo col pubblico per mostrare le loro ricerche in diretta su internet.
Tutto il coordinamento dell’evento da parte nostra e il lavoro di regia permette di offrire al pubblico un evento senza intoppi e molto toccante, soprattutto nel finale quando la Presidente di Aniarti, salutando il pubblico, ricorda i colleghi deceduti a causa del covid-19.
Il Post evento
Al termine dell’evento – grazie ad un software così performante come GetRespsone – dopo pochi minuti siamo già in grado d’inviare ad Aniarti:
– la ripresa video integrale dell’evento (1h e 30’)
– un report in pdf con tutti i dati e le statistiche di ogni utente collegato
– trascrizione integrale della chat
L’evento riscuote un grande successo tra i partecipanti, come testimoniano i tantissimi commenti positivi.
Il direttivo di Aniarti ha lavorato molto bene, gli interventi dei relatori sono stato estremamente interessanti e ben strutturati.
Suggerimenti e informazioni utili
Per organizzare un webinar che riesca appieno occorrono vari fattori:
– innanzitutto la disponibilità del promotore del webainr; in questo caso dobbiamo sottolineare la partecipazione alle prove di tutti i relatori, nessuno escluso: questo ha permesso che arrivassero al giorno del webinar molto più sicuri sull’uso del software
– curare al meglio la forma per offrire il massimo della professionalità ed un’immagine coordinata ai fruitori
– ma soprattutto occorre un software professionale come GetResponse, davvero consigliato per realizzare webinar professionali e per a gestione delle liste di contatti email
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